Siklus Hidup Sistem
Metodologi adalah suatu cara yang disarankan untuk melakukan suatu hal. Pendekatan sistem adalah metodologi dasar untuk memecahkan masalah. Siklus hidup sistem (System Life Cycle-SLC) adalah penerapan pendekatan sistem untuk pengembangan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer.
Terdapat tahap-tahap siklus hidup, yaitu :
1. Tahap perencanaan
2. Tahap analisis
3. Tahap rancangan
4. Tahap penerapan
5. Tahap penggunaan
Empat tahap yang pertama dinamakan siklus hidup pengembangan system karena dilakukan bersamaan. Tahap yang kelima berlangsung sampai sampai sudah waktunya untuk merancang sistem itu kembali.
Pengelolaan Siklus Hidup
ketika sistem memiliki nilai strategis atau mempengaruhi seluruh organisasi, direktur utama atau eksekutif mungkin memutuskan untuk mengawasi proyek pengembangannya. Saat lingkup sistem menyempit dan fokusnya lebih operasional, kepemimpinan akan dipegang oleh eksekutif tingkat yang lebih rendah seperti wakil direktur utama, direktur bagian administrasi dan CIO.
Komite yang memberikan petunjuk, pengarahan dan pengendalian yang berkesinambungan disebut komite pengarah. Komite pengarah yang mengarahkan penggunaan sumber daya komputer perusahaan dinamakan komite pengarah SIM.
Komite pengarah SIM melaksanakan tiga fungsi utama, yaitu :
· Menetapkan kebijakan
· Menjadi pengendali keuangan
· Menyelesaikan pertentangan.
Tugas dari komite pengarah SIM ini adalah untuk menjalankan strategi yang ditetapkan oleh komite eksekutif dan rencana strategis sumber daya informasi. Keuntungan yang dicapai yaitu :
· Komputer akan digunakan untuk mendukung pemakai di seluruh perusahaan
TAHAP PERENCANAAN
Komite pengarah SIM dan tim proyek mengantisipasi bahwa perencanaan proyek CBIS akan menghasilkan keuntungan, yaitu :
· Menentukan lingkup dari proyek
· Mengenali berbagai area permasalahan potensial
· Mengatur urutan tugas
· Memberikan dasar untuk pengendalian
TAHAP PERENCANAAN
1. Menyadari masalah, kebutuhan adanya proyek CBIS biasanya dirasakan oleh manager perusahaan, non manager dan unsur-unsur dalam lingkungan perusahaan.
2. Mendefinisikan masalah, setelah sadar akan adanya masalah, manager harus memahaminya dengan baik agar dapat mengatasinya.
3. Menentukan tujuan sistem, manager dan analis sistem mengembangkan suatu daftar tujuan sistem yang harus dipenuhi oleh sistem untuk memuaskan pemakai.
4. Mengidentifikasi kendala-kendala sistem, kendala-kendala ini penting untuk diidentifikasi sebelum sistem benar-benar mulai dikerjakan.
5. Membuat studi kelayakan, studi kelayakan adalah suatu tinjauan sekilas pada faktor-faktor utama yang akan mempengaruhi kemampuan sistem untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Ada enam dimensi kelayakan, yaitu :
1. Teknis, tersediakah perangkat keras dan lunak untuk melaksanakan pemrosesan yang diperlukan?
2. Pengembangan ekonomis, dapatkah sistem yang diajukan dinilai secara keuangan dengan membandingkan dan biayanya?
3. Pengembalian non ekonomis, dapatkah sistem yang diajukan dinilai berdasar keuntungan yang tidak dapat diukur dengan uang?
4. Hukum dan etika, akankah sistem yang diajukan beroperasi dalam batasan hukum dan etika?
5. Operasional, akankah rancangan sistem seperti itu akan didukung oleh orang-orang yang menggunakannya?
6. Jadwal., mungkinkah menerapkan sistem dalam kendala waktu yang ditetapkan?.
6. Mempersiapkan usulan penelitian sistem, jika sistem dan proyek layak, diperlukan penelitian sistem yang menyeluruh . penelitian sistem akan memberikan dasar yang terinci untuk rancangan sistem baru.
7. Menyetujui atau menolak penelitian proyek, manager dan komite pengarah menimbang pro dan kontra dari proyek dan rancangan sistem yang diusulkan, serta menentukan apakah perlu diteruskan atau tidak.
8. Menetapkan mekanisme pengendalian, sebelum proyek dimulai perlu ditetapkan mekanisme pengendaliannya. Jumlah waktu yang diperlukan dinyatakan dalam orang-bulan. Jumlah proyek jalan perlu dimonitoring. Berbagai teknik dokumentasi yang dapat digunakan antara lain tabel, grafik, diagram jaringan.
TAHAP ANALISIS
Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbarui. Tahapan dalan analisis yaitu :
1. Mengumpulkan penelitian sistem, untuk mengurangi kekuatiran akan adanya aplikasi komputer baru, kiranya perlu dikomunikasikan dengan cara :
a. Alasan perusahaan melaksanakan proyek
b. Bagaimana sistem baru akan menguntungkan perusahaan dan pegawai.
2. Mengorganisasikan tim proyek, sebaiknya pemimpin proyek adalah spesialis informasi, jangan pemakai
3. Mendefinisikan kebutuhan pemakai, pengumpulan informasi kebutuhan pemakai dapat dilakukan dengan wawancara perorangan, pengamatan, pencarian catatan dan survei.
4. Mendefinisikan kriteria kinerja sistem, setelah kebutuhan informasi , langkah selanjutnya adalah menspesifikasikan dengan tepat kriteria kinerja sistem.
5. Menyiapkan usulan rancangan, analisis sistem memberikan kesempatan bagi manager untuk membuat keputusan teruskan/berhentikan untuk kedua kalinya. Manager harus menyetujui tahap rancangan dan dukungan bagi keputusan itu termasuk usulan rancangan.
6. Menyetujui atau menolak rancangan proyek, manager dna komite pengarah SIM menevaluasi usulan rancangan dan menentukan apakah disetujui atau tidak.
TAHAP RANCANGAN
Rancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Untuk sistem berbasis komputer biasanya dalam rancangan ada spesifikasi jenis peralatan yang akan digunakan. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
1. Menyiapkan rancangan sistem yang terinci, analis bekerja sama dengan pemakai dan mendokumentasikan rancangan sistem baru dengan alat-alat yang telah dijelaskan dalam modul teknis. Penggambaran dilakukan dari yang besar dan secara bertahap secara rinci dengan pendekatan top-down dan ini biasanya dilakukan untuk rancangan terstruktur.
2. Mengidentifikasikan berbagai alternatif konfigurasi sistem, analis harus mengidentifikasikan konfigurasi (bukan merek atau model) peralatan komputer yang akan memberikan hasil terbaik bagi sistem untuk menyelesaikan pemrosesan.
3. Mengevaluasi berbagai alternatif konfigurasi sistem, analis bekerja bersama manajer mengevaluasi berbagai alternatif dan dipilih yang paling memungkinkan subsistem memenuhi kriteria kinerja, dengan kendala-kendala yang ada.
4. Memilih konfigurasi yang terbaik, analis mengevaluasi semua konfigurasi subsistem dengan menyesuaikan kombinasi peralatan sehingga semua subsistem menjadi satu konfigurasi tunggal. Setelah dianalisis kemudian direkomendasikan kepada manajer untuk disetujui. Persetujuan dilakukan oleh Komite pengarah SIM.
5. Menyetujui usulan penerapan, analisis menyiapkan usulan penerapan yang mengikhtisarkan tugas-tugas penerapan yang harus dilakukan, keuntungan yang diharapkan dan biayanya.
6. Menyetujui atau menolak penerapan sistem, jika keuntungan dari sistem melebihi biayanya, penerapan akan disetujui.
TAHAP PENERAPAN
Penerapan merupakan kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumberdaya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja. Adapun tahapannya adalah:
1. Merencanakan penerapan, sebelum sistem baru digunakan, manajer dan spesialis informasi memahami dengan baik pekerjaan yang diperlukan untuk menerapkan rancangan sistem.
2. Mengumumkan penerapan, proyek penerapan diumumkan kepada para pegawai dengan cara yang sama seperti penelitian sistem. Tujuannya untuk menginformasikan pegawai mengenai keputusan untuk menerapkan sistem baru dan meminta kerjasama pegawai.
3. Mendapatkan sumberdaya perangkat keras, rancangan sistem disediakan bagi para pemasok berbagai jenis peralatan komputer yang terdapat pada konfigurasi yang disetujui. Setiap pemasok diberikan request for proposal (RFP).
4. Mendapatkan sumberdaya perangkat lunak, dapat membuat sendiri oleh programmer dari dokumen yang disiapkan analis sistem atau menggunakan perangkat lunak aplikasi jadi (prewritten application software).
5. Menyiapkan database, DBA bertanggungjawab untuk semua kegiatan yang berhubungan dengan data, dan ini mencakup persiapan database.
6. Menyiapkan fasilitas fisik, fasilitas di sini adalah lantai yang ditinggikan, pengendalian suhu ruangan dan kelembaban khusus, keamanan, peralatan pendeteksi api dan pemadam kebakaran, dsb.
7. Mendidik peserta dan pemakai, baik peserta (operator pemasukan data, pegawai coding, dan administrasi) dan pemakai harus dididik tentang peran mereka dalam sistem. Pendidikan sebaiknya setelah siklus hidup dimulai, tepat sebelum bahan-bahan yang dipelajari mulai diterapkan.
8. Menyiapkan usulan Outcover, Proses menghentikan penggunaan sistem lama dan memulai menggunakan sistem baru disebut cutover. Ketika seluruh pekerjaan pengembangan hampir selesai , tim proyek merekomendasikan kepada manajer agar dilaksanakan cutover (dalam memo atau laporan lisan).
9. Menyetujui atau menolak masuk ke sistem baru, Manajer dan SC MIS menelaah status proyek dan menyetujui atau menolak rekomendasi tersebut. Bila manajemen menyetujui maka manajemen menentukan tanggal cutover. Namun, bila manajemen menolak maka manajemen menentukan tindakan yang harus diambil dan tugas yang harus diselesaikan sebelum cutover akan dipertimbangkan kembali, kemudian manajemen menjadualkan tanggal baru.
10. Masuk ke sistem baru, Ada 4 pendekatan dasar: percontohan (pilot project), serentak, bertahap, dan paralel. proses menggantikan sistem lama ke sistem baru disebut cutover.
TAHAP PENGGUNAAN
Tahap penggunaan terdiri dari 5 langkah, yaitu :
1. Menggunakan sistem, Pemakai menggunakan sistem untuk mencapai tujuan yang diidentifikasikan pada tahap perencanaan.
2. Audit sistem, Penelitian apakah sistem baru memenuhi kriteria kinerja. Studi ini disebut penelaahan setelah penerapan (post implementation).
3. Memelihara sistem, Selama manajer menggunakan sistem, berbagai modifikasi dibuat sehingga sistem terus memberikan dukungan yang diperlukan. Modifikasi ini disebut pemeliharaan sistem. Ada 3 alasan untuk pemeliharaan :
a. Memperbaiki kesalahan.
b. Menjaga kemutakhiran sistem.
c. Meningkatkan sistem.
4. Menyiapkan usulan rekayasa ulang.
5. Menyetujui atau menolak rekayasa ulang sistem, komite pengarah SIM menentukan apakah suatu siklus hidup sistem baru itu perlu.
MENEMPATKAN SIKLUS HIDUP SISTEM DALAM PERSPEKTIF
Guna memberi respon yang lebih baik bagi kebutuhan pemakai, spesialis informasi telah membuat modifikasi pada system life cycle (SLC) sehingga waktu penerapan berkurang. Ada dua modifikasi yang dapat dilakukan yaitu :
1. Prototyping
2. Rapid Application Development (RAD).
PROTOTYPING
Prototype memberikan ide bagi pembuat maupun pemakai potensial tentang cara sistem akan berfungsi dalam bentuk lengkapnya. Prosesnya disebut prototyping. Ada 2 jenis prototype :
1. Prototipe jenis I,sesungguhnya menjadi sistem operasional
2. Prototipe jenis II, merupakan suatu model yang dapat berfungsi sebagai cetak biru bagi sistem operasional.
Pengembangan prototype jenis I :
1. Mengidentifikasi kebutuhan pemakai
2. Mengembangkan prototype
3. Menentukan apakah prototype dapat diterima
4. Menggunakan prototype.
Pengembangan prototype jenis II :
1. Mengidentifikasi kebutuhan pemakai
2. Mengembangkan prototype
3. Menentukan apakah prototype dapat diterima
4. Mengkodekan sistem operasional
5. Menguji sistem operasional
6. Menentukan jika sistem operasionla dapat diterima
7. Menggunakan sistem operasional.
Potensi Kegagalan prototyping
1. Ketergesaan membuat prototype mungkin menghasilkan jalan pintas dalam definisi permasalahan, evaluasi alternatif dan dokumentasi.
2. Pemakai mungkin begitu tertarik dengan prototype sehingga mereka mengharapkan sesuatu yang tidak realistic dari sistem operasional.
3. Prototipe Jenis I mungkin tidak seefisien sistem yang dikodekan dalam bahasa programming.
4. Hubungan komputer-manusia yang disediakan oleh peralatan prototyping tertentu mungkin tidak mencerminkan teknik perancangan yang baik.
Prototyping bekerja paling baik pada penerapan yang berciri :
1. Resiko tinggi
2. Interaksi pemakai penting
3. Jumlah pemakai banyak
4. Penyelesaian yang cepat diperlukan
5. Perkiraan tahap penggunaan sistem yang pendek.
6. Sistem yang inovatif
7. Perilaku pemakai yang sukar ditebak.
RAPID APPLICATION DEVELOPMENT
Merupakan seperangkat strategi, metodologi dan peralatan yang terintegrasi yang ada dalam satu kerangka kerja menyeluruh yang disebut information engineering.
Unsur unsur dari RAD antara lain :
Unsur unsur dari RAD antara lain :
· Manajemen
· Manusia
· Metodologi
· peralatan
Penggantian proses yang diakibatkan oleh ketertinggalan jaman disebut rancang ulang proses bisnis (Business Process Reengineering-BPR).
Jasa informasi (IS) te;lah menciptakan tiga teknik untuk menerapkan BPR pada CBIS. Teknik-teknik ini dikenal sebagai tiga R. Komponen-komponen ini dapat diterapkan terpisah atau dalam kombinasi.
Teknik tiga R yaitu :
a. Rekayasa mundur, yaitu proses menganalisis suatu sistem untuk mengidentifikasi elemen-elemennya dan antar hubungannya.
b. Restrukturisasi, yaitu transformasi suatu sistem menjadi bentuk lain tanpa mengubah fungsionalitasnya.
Rekayasa ulang, yaitu rancang ulang lengkap suatu sistem dengan tujuan mengubah fungsionalitasnya.
