Konsep Sistem

Posted on Minggu, 28 November 2010 by Aries

MODEL
Model merupakan penyederhanaan dari sesuatu. model mewakili sejumlah objek atau aktivitas, yang biasa disebut dengan entitas. manager menggunakan model untuk memecahkan suatu permasalahan.

terdapat empat jenis mode, yaitu :
  1. Model fisik : yaitu penggambaran entitas dalam bentuk tiga dimensi. contohnya seperti boneka, mobil-mobilan, prototype rancangan, dan sebagainya.
  2. Model naratif : Yaitu menggambarkan entitas secara lisan atau tulisan. Contohnya penjelasan tertulis komputer, penjelasan lisan melalui sistem komunikasi.
  3. Model Grafik : Yaitu menggambarkan entitas dengan sejumlah garis atau simbol. Contohnya laporan-laporan, alat pemecahan seperti flowchart, dsb.
  4. Model Matematika :  Yaitu sebagian besar perhatian dalam pembuatan bisnis saat ini tertuju pada model matematika. Keunggulan dari modekl ini ketelitiannya dalam menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu objek.
Dari keempat jenis model tersebut, model memiliki keunggulan antara lain :
  1.   Mempermudah pengertian, yaitu suatu model pasti lebih sederhana daripada entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan dalam cara yang sederhana.
  2. Mempermudah komunikasi, yaitu semua jenis model tersebut berfungsi untuk mengkomunikasikan informasi kepada orang yang telah mengetahuiya, kemudian orang tersebut mengkomunikasikan informasinya kepada orang lain.
  3.   Memperkirakan masa depan. Dibandingkan dengan model-model lainnya, model matematika dapat memperkirakan apa yang terjadi di masa depan, walaupun tidak seratus persen akurat. Ini disebabkan karena model-model lain tidak dapat memberikan kemampuan yang disediakan oleh model matematika.
MODEL SISTEM UMUM
Pendekatan yang dilakukan dalam hal ini adalah berdasarkan penggunaan komputer dalam bisnis, mencakup hal semua sistem informasi di segala jenis organisasi dan sarana yang digunakan adalah model sistem umum perusahaan.
  • Sistem fisik
  1. Arus naterial
  2. arus personil
  3. arus mesin
  4. arus uang
  • Sistem konseptual
  1. Sistem lingkaran terbuka : Sistem yang tidak mempunyai simpul feedback & mekanisme kontrol. Contohnya yaitu Pemanas ruang listrik yang kecil & tidak mempunyai mekanisme pengaturan sendiri untuk memberikan temperatur ruang yang tetap. Bila pemanas ini dipasang maka akan mengeluarkan panas yg banyak atau sedikit.
  2. Sistem lingkaran tertutup : Sistem yang mempunyai simpul feedback & mekanisme kontrol. Perusahaan bisnis yang memiliki simpul feedback & mekanisme kontrol. Simpul feedbacknya adalah informasi. Mekanisme kontrolnya adalah manajemen perusahaan. Manajemen menggunakan informasi sebagai dasar untuk membuat perubahan dalam sistem fisik.
 
Sistem konseptual yang mengendalikan sistem fisik terdiri dari tiga elemen penting, yaitu :
·         Pengendalian Manajemen
Manajemen menerima informasi yang menggambarkan output sistem
·         Pengolah informasi
Mekanisme yang menghasilkan suatu informasi
·         Standar
Ukuran kerja yang diterima, dinyatakan secara ideal dalam istilah-istilah yang spesifik.

Terdapat empat dimensi informasi untuk menentukan output yang harus disediakan pengolah informasi, yaitu :
·         Relevansi
·         Akurasi
·         Ketepatan Waktu
·         Kelengkapan

Management By Exception
Adalah suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlibat dalam aktivitas hanya jika aktivitas itu menyimpang dari kinerja yang diterima.
Keuntungannya :
1.      Manajer tidak membuang-buang waktu untuk memantau aktivitas yang berlangsung secara normal.
2.      Karena lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan dapat memperoleh perhatian lebih menyeluruh.
3.      Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak berjalan semestinya.
Kendala :
1.      Beberapa jenis kinerja bisnis tertentu tidak mudah ditentukan secara kuantitas sehingga standar tidak dapat ditetapkan
2.      Suatu sistem informasi yang memantau kinerja secara akurat sangat diperlukan
3.      Perhatian harus terus diarahkan pada standar untuk menjaga standar pada tingkat yang tepat
4.      Manajer tidak boleh pasif dan hanya menunggu batas kinerja lewat.

Critical Success factor (CSF)
Salah satu kegiatan perusahaan yang berpengaruh kuat pada kemempuan perusahaan mencapai tujuannya. Konsepnya sama dengan management by exception, namun CSF relative lebih stabil dibandingkan management by exception.

LINGKUNGAN
            Bentuk terakhir dari model umum mengungkapkan bahwa sumber daya mengalir ke perusahaan dari lingkungan dan dari perusahaan kembali ke lingkungan.
Pemecahan Masalah
            Pemecahan masalah merupakan tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya masalah atau memanfaatkan peluang keuntungannya.
Pengambilan Keputusan dan Pemecahan Masalah
            Untuk memecahkan suatu permasalahan, dibutuhkan solusi serta keputusan atas permasalahan tersebut. Solusi tersebut antara lain dengan cara pemngambilan keputusan. Pemngambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi yang diyakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut.
Elemen-Elemen Proses Pemecahan Masalah
            Elemen-elemen proses pemecahan masalah tercermin pada standart kinerja sistem. Standart ini menggambarkan :
·         Keadaan yang diharapkan
·         Keadaan saat ini
·         Kriteria solusi
·         Kendala intern
·         Kendala lingkungan
Apabila semua elemen ini dipahami secara baik, makan solusi permasalahan tersebut mungkin diatasi.
Masalah versus Gejala
            Gejala merupakan kondisi yang dihasilkan oleh masalah serta tidak mengungkapkan keadaan seluruhnya. Jadi, antara gejala dan masalah saling berkesinambungan.
Struktur Masalah
            Manager mungkin memahami sebagian persoalan lebih baik daripada yang lain. Terdapat tiga permasalahan, yaitu :
·     Masalah terstruktur, yaitu masalah berisi elemen dan hubungan antar elemen yang semuanya dipahami oleh pemecah masalah.
·      Masalah tak terstruktur, yaitu masalah yang berisi hubungan antar elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah.
·    Masalah semi terstruktur, yaitu masalah yang berisi sebagian elemen atau hubungan yang dimengerti oleh pemecah masalah.
PENDEKATAN SISTEM
            Pendekatan sistem merupakan serangkaian langkah-langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa masalah itu pertama-tama dipahami, solusi akternatif dipertimbangkan, dan solusi yang dipilih bekerja.
John Dewey, mengidentifikasi tiga seri penilaian yang terlibat dalam memecahkan suatu kontroversi secara memadai, yaitu :
·         Mengenali kontroversi
·         Menimbang klaim alternatif
·         Membentuk penilaian
Tahap-tahap dan langkah-langkah dari pendekatan sistem, yaitu :
·     Usaha persiapan, mempersiapkan manager untuk memecahkan masalah dengan menyediakan orientasi sistem
·    Usaha definisi, mencakup mengindentifikasikan masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya.
·      Usaha solusi, mencakup mengindetifikasikan berbagai solusi alternatif, mengevaluasi, memilih satu dari beberapa solusi.
USAHA PERSIAPAN
            Terdapat tiga langkah persiapan untuk menangani masalah, antara lain :
1.   Memandang perusahaan sebagai suatu sistem, hal ini bisa dicapai dengan menggunakan model sistem umum perusahaan.
2. Mengenal sistem lingkungan, delapan elemen lingkungan memberikan suatu cara efektif menempatkan perusahaan sebagai suatu sistem dalam lingkungannya.
3.  Mengidentifikasi Subsistem-subsistem perusahaan,  manager perlu mengidentifikasi subsistem-subsistem dari perusahaan . ketika manager dapat melihat perusahaan sebagai suatu sistem yang terdiri dari subsistem-subsistem, dan sistem itu berada dalam suatu lingkungan, maka manager telah menyeleseikan usaha persiapan.
USAHA DEFINISI
            Usaha definisi mencakup dua langkah, yaitu :
1.      Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem, ketika manager berusaha memahami masalah, analisis mulai dengan sistem yang menjadi tanggung jawab manager. Sistem dapat berupa perusahaan atau salah satu unitnya. Analisis kemudian bergerak menuruni hirarki sistem, tingkat demi tingkat. Tujuan ini adalah untuk mengidentifikasi tingkat sistem tempat penyebab persoalan berada.
2.      Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu, elemen-elemen sistem dianalisis secara berurutan, karena jika elemen tiga tidak ditemukan penyelesaian, maka masalah ke empat tidak dapat dipecahkan.
·         Elemen satu     : Mengevaluasi Standar
·         Elemen dua      : Membandingkan output system dengan standar
·         Elemen tiga      : Mengevaluasi Manajemen
·         Elemen empat  : Mengevaluasi Manajemen
·         Elemen Lima    : Mengevaluasi Input dan Sumber Daya Input
·         Elemen enam   : Mengevaluasi Proses Transformasi
·         Elemen tujuh   : Mengevaluasi Sumber Daya Output
USAHA PEMECAHAN
            Usaha pemecahan meliputi pertimbangan berbagai alternatif yang layak, pemilihan alternatif terbaik dan penerapannya.
1.  Mengidentifikasi berbagai alternatif solusi, manager mengidentifikasi bermacam cara untuk memecahkan permasalahan yang sama.
2.    Mengevaluasi berbagai alternatif solusi, semua alternatif harus dievaluasi dengan menggunakan kriteria evaluasi yang sama yang akan mengukur seberapa baik suatu alternatif dapat memecahkan masalah
3.    Memilih solusi terbaik, ada tiga cara yang manager lakukan dalam memilih alternatif terbaik, yaitu analisis, penilaian, dan tawar menawar.
4.    Menerapkan solusi, solusi perlu diterapkan, bukan hanya dengan memilih solusi terbaik.
5.    Membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu efektif, proses ini paling penting, karena jika solusi kurang dari yang diharapkan, maka tahap-tahap pemecahan perlu ditelusuri kembali sampai manager merasa puas bahwa masalah tersebut terpecahkan.
MENELAAH PENDEKATAN SISTEM
            Tidaklah gampang untuk menggabungkan semua langkah demi langkah proses menentukan solusi efektif menjadi satu proses tunggal. Sebagian besar, manager mengembangkan keahlian integrasi ini melalui pengalaman, sehingga manager bisa menyatukan langkah demi langkah untuk menentukan solusi  efektif.

Posting Komentar

Langganan: Posting Komentar (Atom)
Powered By Blogger